Księgowość fundacji, stowarzyszeń i NGO w Warszawie

Obsługa obejmuje fundacje, stowarzyszenia i inne NGO, w tym OPP, czyli organizacje pożytku publicznego, działające wyłącznie nieodpłatnie, wyłącznie odpłatnie albo w modelu mieszanym, także zarejestrowane do VAT. W praktyce księgowość organizacji pozarządowych coraz częściej jest prowadzona częściowo stacjonarnie w Warszawie, a częściowo zdalnie, więc z usługi korzystają również podmioty z całej Polski.

Na czym polega księgowość fundacji i stowarzyszeń?

Księgowość NGO nie ogranicza się do faktur i wyciągów bankowych. Każda organizacja, zarówno z Warszawy, jak i z innych miejscowości, podlega jednocześnie ustawie o rachunkowości oraz ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a fundacje i stowarzyszenia także właściwym dla siebie przepisom, dlatego ewidencja musi pokazywać cel wydatku, źródło środków oraz rodzaj działalności.

Przejrzysta konstrukcja ksiąg ułatwia zarządowi podejmowanie decyzji operacyjnych, a przy projektach dostarcza danych do rozliczeń z grantodawcą. Jeśli potrzebne jest także bieżące monitorowanie budżetów, płynności i ryzyka, warto uzupełnić obsługę o analizę i kontrolę finansową.

Księgowość NGO wymaga innego podziału przychodów i kosztów

Księgowość stowarzyszeń i fundacji różni się od księgowości typowej firmy tym, że obok sprzedaży pojawiają się darowizny, dotacje, granty i składki członkowskie. Każdy z tych strumieni ma inny charakter, więc księgowanie musi rozdzielać koszty statutowe, koszty działalności odpłatnej pożytku publicznego oraz koszty działalności gospodarczej.

Pełne księgi rachunkowe są podstawą rozliczeń fundacji

Pełna księgowość fundacji jest standardem, bo fundacja zwykle prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, choć w określonych przypadkach może korzystać z uproszczonej ewidencji. W stowarzyszeniach pełne księgi są szczególnie ważne wtedy, gdy organizacja rozlicza projekty, jest zarejestrowana do VAT albo prowadzi działalność gospodarczą i potrzebuje rzetelnego obrazu finansów.

Co obejmuje obsługa księgowa fundacji i organizacji pozarządowych?

Obsługa księgowa fundacji powinna obejmować cały obieg danych finansowych, od ewidencji dokumentów po zamknięcie roku. Biuro rachunkowe dla fundacji nie dokłada obowiązków zarządowi, tylko porządkuje je w stałym procesie.

Dlaczego warto zlecić pełną obsługę księgową NGO, widać w konkretnych zadaniach:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych, co daje bieżący obraz projektów i źródeł finansowania
• prowadzenie rejestrów VAT i wysyłkę JPK, czyli jednolitego pliku kontrolnego, dla organizacji zarejestrowanych do VAT
• ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, na przykład licencji, oraz amortyzację majątku
• rozrachunki z kontrahentami oraz monitorowanie należności i zobowiązań
• sporządzanie sprawozdania finansowego, CIT-8, czyli deklaracji podatku dochodowego, oraz raportów wymaganych przez GUS i NBP
• obsługę przelewów bankowych i raportowanie dopasowane do potrzeb zarządu

Model pełnej obsługi sprawdza się zarówno przy prostej działalności statutowej, jak i tam, gdzie NGO łączy misję społeczną z aktywnością gospodarczą.

Jak rozdzielamy działalność statutową, dotacje i obowiązki CIT-8?

Najważniejszą częścią księgowości NGO jest prawidłowe przypisanie każdej operacji do odpowiedniego obszaru. Ten etap wpływa na jakość raportów, rozliczenie projektu i poprawne zamknięcie roku.

Rozliczanie dotacji fundacji i grantów prowadzimy tak, aby w księgach były widoczne budżet, źródło finansowania i sposób wykorzystania środków projektowych.

Plan kont dla NGO porządkuje projekty, darowizny i składki

Plan kont dla NGO nie może być ogólny. Powinien oddzielać działalność nieodpłatną, działalność odpłatną pożytku publicznego, działalność gospodarczą fundacji, ewidencję darowizn, składki członkowskie i koszty administracyjne. Dzięki temu zarząd widzi, czy wydatek jest kwalifikowalny, a sprawozdanie pokazuje rzeczywisty wynik każdego obszaru.

W dobrze ustawionej ewidencji rozdzielamy:

• przychody i koszty projektów
• darowizny pieniężne i rzeczowe
• składki członkowskie
• wydatki finansowane ze środków własnych i dotacyjnych

Sprawozdawczość finansowa NGO obejmuje CIT-8, VAT i zamknięcie roku

Sprawozdawczość finansowa NGO obejmuje roczne rozliczenie CIT-8, czyli deklaracji podatku dochodowego, a przy VAT także rejestry zakupów i sprzedaży oraz JPK. Jeśli organizacja osiąga dochody opodatkowane, obejmuje to również miesięczne albo kwartalne zaliczki na podatek dochodowy. Zamknięcie roku obejmuje sprawozdanie finansowe, a w zależności od statusu organizacji także wymagane dokumenty do KRS albo przekazanie sprawozdania do Szefa KAS oraz dodatkowe obowiązki OPP związane z przejrzystością danych i wykorzystaniem środków na cele statutowe.

Jeżeli chcesz dobrać plan kont i zakres raportów do swojej organizacji, prześlij formularz i opisz źródła finansowania oraz status VAT.

Jak wygląda współpraca z organizacją?

Biuro rachunkowe dla stowarzyszeń powinno działać według uporządkowanego procesu i z kontrolą formalną dokumentów, bo wtedy zarząd nie traci czasu na odtwarzanie historii operacji. Współpraca może odbywać się stacjonarnie w Warszawie lub całkowicie zdalnie w modelu księgowości online, na podstawie skanów i plików PDF.

Sprawny model współpracy zwykle przebiega w kilku krokach:

1. ustalenie rodzaju działalności i źródeł finansowania
2. wdrożenie planu kont, obiegu dokumentów i zasad opisu kosztów
3. bieżące księgowanie, kontrola rozrachunków i raportowanie dla zarządu
4. zamknięcie miesiąca, kwartału lub roku w ustawowych terminach

Księgowość fundacji opiera się na pracy stałej księgowej prowadzącej organizację, znajomości rozliczeń NGO, archiwum dokumentów, szyfrowaniu danych i kopiach zapasowych. Zarząd ma stały dostęp do danych potrzebnych do uchwał, kontroli i sprawozdań projektowych.

Zostaw dane w formularzu, a przygotujemy zakres obsługi dopasowany do fundacji, stowarzyszenia lub OPP z dowolnego miejsca w Polsce.

Najważniejsze zasady księgowości NGO

Księgowość fundacji, stowarzyszeń i NGO wymaga wyraźnego podziału przychodów i kosztów według źródła finansowania i rodzaju działalności. Dobrze ustawiony plan kont porządkuje darowizny, dotacje, granty, składki członkowskie i koszty projektów, dzięki czemu zarząd szybciej kontroluje budżet i poprawnie rozlicza środki. Pełna obsługa księgowa obejmuje ewidencję dokumentów, VAT i JPK, rozrachunki, środki trwałe oraz sprawozdanie finansowe i CIT-8, więc organizacja może zamykać okresy terminowo i zgodnie z przepisami. Księgowość NGO może być prowadzona stacjonarnie lub zdalnie dla organizacji z całej Polski, jeśli proces obejmuje kontrolę dokumentów, archiwum i bieżące raportowanie dla zarządu.

FAQ